Privacy Statement

De Stichting Pensioenfonds Archimedes (het Pensioenfonds, wij/ons/onze) verwerkt persoonsgegevens van iedereen die deelneemt of deel heeft genomen aan de pensioenregeling van het Pensioenfonds of pensioen ontvangt op grond een pensioenregeling van het Pensioenfonds. In dit Privacy Statement informeren wij u over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken in verband met uw pensioenregeling en hoe wij uw gegevens vertrouwelijk behandelen. 

1. Op wie is dit Privacy Statement van toepassing?

Dit Privacy Statement is op u van toepassing als u deelneemt aan de pensioenregeling van het Pensioenfonds of indien u pensioen ontvangt op grond van een pensioenregeling van het Pensioenfonds. Indien van toepassing, geldt dit Privacy Statement eveneens voor uw (ex) partner.

2. Wie is de verantwoordelijke voor verwerking van uw persoonsgegevens?

Het Pensioenfonds is de (verwerkings)verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Het Pensioenfonds heeft de verwerking van uw persoonsgegevens gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens onder meldingsnummer 1644337.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens van u en uw (ex) partner indien van toepassing en voor zover relevant, voor de doeleinden waarvoor wij uw gegevens verwerken: naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat, naam van uw (ex) partner, polisnummer (van u of uw (ex) partner), BSN, geboortedatum, geslacht en gegevens over uw (voormalige) dienstbetrekking voor zover deze gegevens verband houden met de pensioenregeling van het Pensioenfonds. Waar het gaat om gegevens over uw (voormalig) dienstbetrekking, kunnen dat zijn uw salaris, het aantal uren dat u per week werkt of gewerkt heeft, en de begin en einddatum van uw (voormalig) dienstbetrekking.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens ten behoeve van uw deelname aan de pensioenregeling van het Pensioenfonds. Meer in het bijzonder kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden voor zover wij daartoe een wettelijke grondslag hebben:

  • Bijhouden van onze administratie, beheren en controleren van pensioenaanspraken en pensioenrechten;
  • Financiële administratie: uitbetalen van pensioenuitkeringen, afhandelen van inkomende en uitgaande waardeoverdrachten, uitvoeren van afkoopregelingen, ontvangen van betalingen;
  • Berekenen van uw pensioenaanspraken en het in kaart brengen van uw rechten op grond van de pensioenregeling waaraan u deelneemt;
  • Contact onderhouden met u, waaronder het beantwoorden van uw vragen en het verstrekken van informatie met betrekking tot uw pensioenaanspraken en pensioenrechten;
  • Het bijhouden en analyseren van uw voorkeuren om u gericht te kunnen informeren en adviseren;
  • Het versturen van nieuwsbrieven en andere informatie;
  • Het afhandelen van klachten en verzoeken;
  • Het (doen) uitvoeren van (accountant) controles en audits;
  • Het opsporen, onderzoeken en voorkomen van fraude; en
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

5. Wat is de grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag aanwezig is. In de eerste plaats verwerken wij uw persoonsgegevens ter uitvoering van de pensioenovereenkomst die u met uw bij ons aangesloten werkgever heeft of heeft gehad. Wij kunnen daarnaast uw persoonsgegevens verwerken voor zover wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben en voor zover uw privacy belangen niet zwaarder wegen. Ook kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken ter uitvoering van de op ons rustende wettelijke verplichtingen. In alle andere gevallen zullen wij uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van uw toestemming verwerken.

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij zijn verplicht de  zakelijke gegevens en bescheiden die betrekking hebben op pensioenregelingen tenminste 7 jaar te laten bewaren na het boekjaar waarop deze gegevens betrekking hebben. Uw daarin opgenomen persoonsgegevens zullen wij evenwel niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens in ieder geval bewaren zolang u en/of uw (ex) partner een pensioenaanspraak of pensioenrecht bij ons heeft/hebben. Daarna zullen wij uw persoonsgegevens bewaren tot twee jaar nadat de pensioenaanspraak of het pensioenrecht is beëindigd, tenzij wij, zoals aangegeven, in verband met een wettelijke verplichting uw persoonsgegevens langer moeten bewaren. Wij kunnen de persoonsgegevens ten aanzien van klachten en geschillen bewaren voor zolang dit noodzakelijk is ter behartiging van de belangen van het Pensioenfonds

7. Geven wij uw persoonsgegevens door aan derden?

Voor het verwerken van uw persoonsgegevens maken wij gebruik van dienstverleners, die uw persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, bijvoorbeeld de uitvoerder van onze pensioenadministratie, een leverancier van een IT systeem of een accountant. Wij hebben met deze derden afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat uw privacy gewaarborgd blijft. Daarnaast geven wij gegevens door aan de Stichting Pensioenregister in overeenstemming met de daarvoor geldende regelgeving.

Uitsluitend indien wij hiertoe wettelijk zijn verplicht, kunnen uw persoonsgegevens ook worden verstrekt aan toezichthouders of andere bevoegde autoriteiten.

8. Worden uw persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?

Het Pensioenfonds en haar dienstverleners verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend binnen de EER.

9. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen en/of laten nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging en maken wij hierover ook afspraken met onze dienstverleners.

10. Op Koers

Wij bieden u via de tool Op Koers de mogelijkheid om inzicht te krijgen in uw pensioensituatie en welke veranderingen hierop van invloed kunnen zijn. Meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van het gebruik van de tool Op Koers vindt u in het Privacy Statement Op Koers.

11. Nieuwsbrieven

Wij kunnen u van tijd tot tijd informatie sturen die voor u relevant kan zijn in verband met uw pensioenregeling. Wanneer u hier geen prijs op stelt, kunt u zich hiervoor eenvoudig en kosteloos afmelden door u af te melden voor e-mailberichten in uw profiel. Wanneer u zich afmeldt voor nieuwsbrieven kunt u van ons nog wel persoonlijke berichten ontvangen over uw pensioenaanspraken, zoals een pensioenoverzicht of over uw pensioenrechten.

12. Cookies

Wanneer u gebruik maakt van onze website op pensioenfondsarchimedes.nl kunnen wij cookies plaatsen. Voor meer informatie verwijzen wij u naar ons cookiebeleid.

13. Uw rechten

U kunt op elk moment, met redelijke tussenpozen, vragen om inzage in de persoonsgegevens die wij van u (laten) verwerken. Op basis daarvan kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens te (laten) corrigeren of verwijderen voor zover deze niet correct of bovenmatig zijn. Om uw rechten uit te kunnen oefenen kunt u met ons contact opnemen via de in dit Privacy Statement vermelde contactgegevens. Wij kunnen u naar aanleiding van uw verzoek vragen om zich te legitimeren.
Een ieder van wie persoonsgegevens worden verwerkt, heeft het recht om bij (mogelijke) schendingen van het toepasselijke recht met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens hierover een klacht in te dienen bij de bevoegde autoriteit. In dit geval is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie vindt u op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

14. Contact

Heeft u een vraag over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, dan kunt u contact opnemen met Pensioenfonds Archimedes. 

Dit Privacy Statement kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Wij raden u aan dit Privacy Statement regelmatig te raadplegen zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.

****